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Muchas veces nuestros clientes nos preguntan ¿qué es el libro de accionistas? ¿de qué se trata? ¡En Total Abogados lo explicamos en simple!
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1) ¿Sabías que tanto para las sociedades anónimas, como para las sociedades por acciones, la ley exige un registro de accionistas?
Así es, el artículo 7º del actual Reglamento de la Ley de Sociedades Anónimas y que aplica también para las Sociedades por Acciones o SpA, establece la exigencia de llevar un Registro de Accionistas en el que deben efectuarse diversas anotaciones o registros.
Hoy existe un auge importante de nuevos emprendimientos, que muchas veces se constituyen como SpA, en Total Abogados queremos explicar algunos de los puntos claves para comprender esta exigencia legal
Partamos por lo primero:
2) ¿Qué es el registro libro o registro de accionistas?
Es un documento , obligatorio por Ley, en el cual constan los datos más importantes de identificación de los accionistas de una sociedad anónima (S.A.) y/o sociedad por acciones como toda la información relativa a sus títulos accionarios
La ley señala que en el libro se debe anotar al menos:
1. Nombre, domicilio, cédula de identidad o RUT de cada accionista.
2. El número de acciones de propiedad de cada accionista.
3. La fecha en la que se inscriben las acciones a nombre de un accionista.
4. En el caso de acciones suscritas y no pagadas, se debe indicar la forma y oportunidades en que se realizarán los pagos de ellas.
5. En el caso de que se transfieran las acciones deberá anotarse en el libro.
6. Gravámenes que se realicen sobre las acciones (por ejemplo, resultan embargadas algunas acciones).
3) ¿Para qué sirve?
Para conocer quiénes son efectivamente los accionistas vigentes en una sociedad anónima o SpA, las exhibiciones o pagos de los títulos accionarios que efectúen y las transmisiones (cesiones, compra, ventas, traspasos, etc.) de acciones que se realicen.
Se considerará como dueño de los títulos a quien aparezca inscrito como tal en el Libro de Registro de Acciones y debe ser abierto y llevado por la propia sociedad.
El acceso al Registro de Accionistas debe ser abierto al público. La idea es que este documento entregue transparencia a los accionistas como a terceros.
4) ¿Cuándo debe abrirse el Registro de Accionistas?
La apertura del Registro de Accionistas debe efectuarse el día del otorgamiento de la escritura de constitución (art. 7º, inc. final del Reglamento). Es de responsabilidad del directorio/administrador la apertura, la custodia de los libros conforme lo exige la ley.
El directorio/administrador puede delegar esta función, debiendo dejar constancia en actas (art. 7º, inc. 2°).
¡Ojo!: Lo que se delega es la función, no la responsabilidad, de modo que será el directorio/administrador quien responderá a la sociedad, a los accionistas y terceros, por los daños causados por la falta de custodia y regularidad del Registro de Accionistas.
5) ¿Cuándo debe actualizarse?
Cada vez que exista una modificación en los números, series, clases y demás particularidades de los títulos accionarios, así como cuando se lleve a cabo una adquisición, exhibición o transmisión accionaria.
Esto significa que cada vez que se haga una compraventa de acciones, ésta deberá anotarse en el Libro, y debe certificarse ante Notario, sólo así se puede verificar quiénes son los accionistas vigentes en la sociedad.
6) ¿Debe cumplir con alguna formalidad especial?
Si, debe ser firmado por un administrador o funcionario de la sociedad facultado para ello cada vez que exista una inscripción de adquisición o transmisión accionaria de la sociedad.
Además, la Ley exige que el libro esté disponible para el examen de cualquier accionista o administrador de la sociedad, de forma que debería estar a lo menos «a mano».
7) ¿Puede ser digital?
Si, la ley señala que el Registro de Accionistas podrá llevarse por cualquier medio, ya sea físico o digital.
De todas formas, es importante tener en cuenta que este registro debe entregar la certeza suficiente de no sufrir ningún tipo de adulteración, supresión de información o cambio, estando los documentos digitalizados más expuestos a este tipo de situaciones.
Además cuando existen movimientos debe certificarse ante Notario, lo que hace más compleja las certificaciones digitales, por lo que generalmente se hace a través de documentos físicos.
8) ¿Qué hacer si como tercero o accionista quiero revisar el Registro de Accionistas y se me niega de hecho dicha posibilidad por algún funcionario de la sociedad?
Como no hay respuesta expresa en la Ley 18.046 ni en el Reglamento, no cabe sino responder que hay que recurrir que a la justicia –arbitral u ordinaria– demandando la exhibición.
La ley establece una responsabilidad solidaria por los perjuicios que se causen a accionistas o terceros por la falta de fidelidad o vigencia del listado y que afecta a los directores, el administrador, el gerente, el liquidador o liquidadores, en su caso.
9) ¿Qué hacer después de una compraventa de acciones?
Toda compraventa de acciones de una S.A. y SpA debe anotarse obligatoriamente en el Registro de accionistas.
Debe darse aviso del cambio de accionistas o de participación accionaria al Servicio de Impuestos Internos, presencialmente, en la unidad correspondiente al domicilio del contribuyente. (Circular N° 60, del 7 de julio de 2015, del SII)
Si lo estiman conveniente, los nuevos accionistas pueden ingresar la venta de acciones como una anotación en el Registro de Empresas y Sociedades. Firmando luego electrónicamente la anotación ante notario público. Es importante dejar en claro que este es facultativo y no una obligación legal.
También se puede inscribir la compraventa en el Conservador de Bienes Raíces si corresponde. Esto es optativo para la sociedad.
Luego, pueden realizar una modificación a la sociedad. Cumpliendo con los requisitos legales para reflejar la compraventa, editando el pacto transitorio “Aportes de Accionistas” y agregando a los nuevos accionistas.
En caso de que la venta de acciones se efectúe una modificación al estatuto social es obligatoria la inscripción y publicación en los Registros correspondientes. (Empresa en un día y Conservador de Bienes Raíces)
También podrás encontrar más información sobre el libro de accionistas en este LINK del Servicio de impuestos internos
