Documentos Electrónicos: ¿Qué son y qué validan?

Identifica los documentos electrónicos que son emitidos por órganos de la Administración del Estado.

Las operaciones a través de plataformas virtuales hacen necesario descomplejizar los sistemas de registro de información. Cada vez más comunes en estos días son la recepción y tratamiento de los documentos necesarios para la realización de una determinada gestión.
Es así, que el legislador, a través de la ley 19.979 regula el tratamiento de los documentos electrónicos y las firmas electrónicas. Los aspectos más importantes se detallan a continuación.

¿Qué es un documento electrónico?

La ley lo define como “toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior”.
Sobre este punto, resulta importante señalar que los documentos electrónicos incluyen los medios para poder validar la información, así como su almacenamiento indexado de forma electrónica.

Ejemplos de documentos electrónicos.

1. Certificados del registro civil (nacimiento, defunción, matrimonio, etc).
2. Certificados del Registro de Empresas y Sociedad (estatutos actualizados, vigencia, poderes, etc).
3. Pase de movilidad.
4. Certificados del conservador de Bienes Raíces .
5. Escrituras Publicas Notarias
6. Otros (Comisaría virtual, documentos municipales, etc)

¿Qué dice la ley respecto a la validez de estos documentos?

La ley señala que los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito.

Documentos electrónicos y emisión de documentos públicos.

En atención a los principios que forman el derecho, y en relación a la adopción por parte del estado de una serie de medidas de modernización de sus plataformas, es que hoy en día, la gran mayoría de los documentos emitidos por el estado se generan como documento electrónico.
Los órganos de la Administración del Estado que utilicen documentos electrónicos deberán contar con un repositorio o archivo electrónico, el cual será responsabilidad del respectivo funcionario a cargo del archivo, sin perjuicio de la celebración de convenios de cooperación entre diferentes órganos o de la contratación de una empresa privada para que preste el servicio.

Copias de Seguridad

El repositorio deberá garantizar que se respeten las normas sobre publicidad de los documentos, contenidas en la Ley 18.575 sobre Bases de la Administración del Estado y otras leyes especiales, para lo cual la información deberá ser respaldada en copias de seguridad, bajo las siguientes características:

1. La información deberá ser respaldada con cada proceso de actualización de documentos.
2. Se deberá mantener una copia de seguridad en el lugar de operación de los sistemas de información y otra en un centro de almacenamiento de datos electrónicos especializado. Este centro de almacenamiento de datos electrónicos, que puede ser propio o provisto por terceros, deberá cumplir con condiciones tales como un estricto control de acceso, un completo y detallado registro de entrada y salida de respaldos, resguardo de la humedad, temperatura adecuada, control del riesgo de incendio y otras.
3. El esquema de respaldo deberá ser simple, basado en generación de copias acumulativas, con el objeto de mantener la historia de la información en el mínimo número de versiones posibles.

Seguridad garantizada

Para garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad del repositorio deberán adoptarse las siguientes protocolos:

• Medidas de seguridad y barreras de protección, frente al acceso no autorizado de usuarios.
• Contar con monitoreo y alarmas que se activen cuando ocurra un evento no autorizado o fuera de programación, para el caso de eventuales fallas de las medidas de seguridad al acceso.
• La sustitución de la información, por la versión más reciente que se disponga, en el menor tiempo posible, en casos de alteración no programada de aquella.
• La existencia de un programa alternativo de acción que permita la restauración del servicio en el menor tiempo posible, en caso que el Repositorio deje de operar por razones no programadas.

Cualquier duda adicional o si te ocurre alguna dificultad con este tipo de documentación puedes consultar a alguno de nuestros abogados expertos.